Tudo que você precisa saber para manter o fluxo de caixa controlado

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Organizar e gerir o fluxo de caixa é um dos principais desafios de todo empreendedor, especialmente os que possuem pequenas empresas. Afinal, esse processo requer muita disciplina e cuidado, pois equívocos, desatenções e falhas nos lançamentos das informações sobre entradas e saídas de valores podem acarretar problemas financeiros para o negócio.

Quando o fluxo de caixa de uma organização é mal gerido, ela pode ter problemas de liquidez, falta de dinheiro em caixa e ainda não conseguir honrar suas obrigações. Também terá dificuldades de conseguir um empréstimo ou aportes de capital, além de poder ter problemas com a fiscalização.

Por esses motivos, o fluxo de caixa merece destaque no planejamento estratégico corporativo, sendo um instrumento essencial para se equilibrar contas e tomar decisões mais acertadas. Para ajudar você a organizá-lo adequadamente e mantê-lo controlado, separamos as principais informações que você precisa saber sobre o fluxo de caixa. Não deixe de conferir!

O que é fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um instrumento de gestão financeira utilizado para monitorar e controlar as entradas e saídas de capital da empresa.

As entradas são provenientes de vendas de produtos ou serviços, recebimentos de dívidas, desmobilização de ativos, entre outras fontes. Já as saídas se referem a aquisição de insumos, pagamentos de empréstimos e uma infinidade de custos fixos e variáveis com os quais a empresa precisa arcar.

Geralmente, os valores e informações sobre as receitas e despesas são lançados diariamente para que se tenha maior acuracidade e confiabilidade dos dados, evitando transtornos futuros por conta de esquecimentos. Além disso, fica mais fácil encontrar erros de um dia para o outro do que num intervalo maior, como de uma semana ou mês.

Por outro lado, o fluxo de caixa costuma ser controlado mensalmente, ou seja, ao fim do mês se encerra um controle para se apurar o volume de movimentações e se inicia outro no primeiro dia do mês subsequente.

No final do ano ocorre a avaliação do balanço anual, em que se observam as entradas e saídas de dinheiro na empresa durante todo esse período para se avaliar os gastos gerais, o faturamento, entre outros levantamentos. Isso é feito com a ajuda de outros relatórios, embora os fluxos de caixa sejam importantes para análises mais apuradas.

O controle do fluxo de caixa não deve se centrar apenas nas entradas, saídas e no controle dos saldos. É precisa levar em conta também as quantias existentes em caixa, nas contas bancárias da empresa e os aportes de capital recebidos. Você verá melhor alguns desses pontos adiante.

A importância de manter o controle

O controle do fluxo de caixa ajuda a otimizar os investimentos realizados pela organização, já que entrega ao gestor um panorama completo sobre os destinos e fontes do capital que circula dentro da empresa.

Dessa forma, o empreendedor e os gestores conseguem identificar gargalos financeiros, desperdícios e setores e atividades que recebem mais dinheiro do que precisam, bem como aqueles que recebem menos do que o necessário.

Um bom monitoramento do fluxo financeiro pode, inclusive, ajudar a melhorar a produtividade do seu setor administrativo, pois se torna uma fonte de consulta importante para a busca de informações econômicas.

Também vale ressaltar que ele permite ao gestor avaliar a entrada e saída de dinheiro num período específico, de modo que possa analisar se o desempenho da empresa esteve ou não dentro das expectativas. Isso facilita comparações de movimentações de diferentes épocas do ano, o que ajuda o empresário a entender em quais períodos há mais vendas, gastos ou faturamento.

Controle de entradas

O controle de entradas ajuda o gestor a entender quais são as suas principais fontes de receitas e se elas estão dentro das metas corporativas. Ou seja, permite que ele saiba de onde vem cada centavo do negócio e se o montante gerado é satisfatório.

Em caso negativo, ele poderá decidir se eleva os preços dos produtos, renegocia contratos ou diversifica sua produção para elevar as entradas de valores.

Controle de saídas

O controle de saídas indica quais itens demandam mais recursos da empresa, sendo responsáveis por gastos e demandando investimentos.

Com base nessas informações, os líderes do empreendimento podem analisar se as despesas se justificam e se estão pagando mais do que o esperado por insumos, o que pode resultar em novas e mais vantajosos negociações com fornecedores.

Acompanhamento de saldos

O acompanhamento de saldos é uma prática fundamental para evitar que o negócio fique descapitalizado e não consiga honrar obrigações. Por isso, ele precisa ser feito constantemente para que seja possível tomar algumas medidas visando positivar os saldos (do caixa e do banco) caso venham a se tornar negativos.

Em suma, essa observação periódica permite que a empresa organize suas contas e entradas de modo a ter dinheiro em caixa quando precisar quitar dívidas. Isso porque possibilita a realização de previsões de recebíveis de forma mais eficaz, além de permitir ao gestor organizar os recebimentos para antes dos vencimentos das pendências financeiras da empresa.

Por outro lado, quando esse ponto não recebe a devida atenção, a organização poderá deixar de pagar contas e se tornar devedora, além de ter de arcar com juros e multas, ou seja, onerando sua operação.

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Como fazer o fluxo de caixa

O fluxo de caixa pode ser feito de diferentes formas, embora todas costumem requerer disciplina e constância nos lançamentos das informações sobre a movimentação de valores.

Uma maneira habitual é por meio do uso de uma planilha. No modelo mais simples, geralmente se definem quatro colunas:

  • uma para a data dos lançamentos;
  • uma para a descrição das movimentações;
  • uma para os dados de entradas;
  • uma para os lançamentos das saídas.

Também é importante estipular campos específicos para acrescentar os valores que estão em contas bancárias, os quais serão analisados em conjunto com os saldos do caixa.

Vale destacar que essa forma de controle nem sempre é eficaz, especialmente se a empresa fizer muitas movimentações diárias ou vier a se expandir. Nesses casos, o melhor é adotar uma aplicação ou um software de gestão financeira que tenha um módulo voltado para o gerenciamento do fluxo de caixa.

A vantagem dessa opção é que você conseguirá não só controlar suas entradas e saídas de modo mais eficaz, como poderá obter relatórios estratégicos e indicadores técnicos com base nas informações lançadas. Consequentemente, terá dados que podem ajudar você a direcionar melhor os rumos do seu negócio.

Outro benefício desse tipo de sistema é que ele pode ser integrado a diferentes processos e rotinas de diferentes setores.

Desse modo, os dados lançados pelas equipes de outros departamentos que se relacionem com receitas e gastos poderão ser cruzados com os dados do financeiro, permitindo uma checagem mais completa deles. Isso vale para atividades do estoque, do comercial, da área de compras, entre outros departamentos.

Além da adoção de uma ferramenta tecnológica voltada para uma organização e controle mais adequado do fluxo de caixa, existem outras dicas que podem ajudar você a melhorar a gestão desse instrumento financeiro. Veja algumas a seguir:

Divida as entradas e saídas em categorias

Para facilitar o seu controle e conseguir analisar melhor as contas e receitas, a primeira coisa a fazer é dividir cada um deles em categorias. Por exemplo, as saídas podem ser estruturadas em:

  • pagamento de fornecedores;
  • pagamento de colaboradores;
  • tributos;
  • aquisição de insumos;
  • valores destinados para publicidade, entre outros.

A divisão dos gastos possibilita ao gestor verificar quais contas ou itens geram mais despesas, de modo que seja mais fácil estabelecer medidas para contê-las ou otimizá-las. Isso também é importante para a identificação de desperdícios e gastos desnecessários, os quais poderão ser cortados para fortalecer o caixa interno e otimizar a economia corporativa.

Já a categorização das receitas pode ser feita nos seguintes grupos:

  • venda de produtos ou serviços da empresa (provenientes da atividade-fim);
  • receitas não operacionais (advindas de outras fontes);
  • desmobilização de patrimônio;
  • recebimento de dívidas etc.

Essa categorização das entradas permite ao gestor identificar quais são suas fontes principais, inclusive diferenciando os produtos que mais trazem retorno dos que geram resultados menores. De posse dessas informações, é possível fornecer maior apoio para estratégias de vendas junto ao departamento comercial.

Vale mencionar que a categorização é importante também para as demais áreas da empresa, pois seus gestores poderão ter acesso a informações concretas sobre quais são os principais montantes e custos ligados aos seus departamentos.

Isso é essencial para a correta divisão de investimentos na empresa e o corte de gastos supérfluos ou desnecessários, além de possibilitar que setores que estejam com deficit orçamentário possam receber mais capital para suas atividades.

Mantenha as informações constantemente atualizadas

O fluxo de caixa precisa ser atualizado constantemente, o que significa que é fundamental lançar os dados referentes a cada nova movimentação com uma boa frequência, se possível logo após ela ocorrer.

Caso não seja viável, tente definir um horário do dia para registrar as movimentações geradas ao longo do expediente corporativo. Só fique ciente de que quanto mais você demorar para lançar os dados, maiores as chances de surgirem inconsistências nos registros.

Guarde cupons, recibos e notas fiscais

É recomendado armazenar e preservar comprovantes gerados em receitas ou despesas para conferências futuras.

Isso é ainda mais importante quando você não costuma alimentar seu fluxo de caixa constantemente, pois nem sempre nos lembramos de todas as movimentações realizadas.

Imagine ter de lançar gastos 5 dias após eles terem ocorrido sem ter os comprovantes, ainda mais se tiverem ocorrido em viagens ou em épocas de grandes aquisições de insumos. Provavelmente você terá problemas para apurar o que lançar e poderá cometer equívocos financeiros.

Criando o hábito de guardar os seus recibos, notas ou cupons, nem que apenas cópias temporárias físicas ou digitais, você se previne de problemas futuros. Caso alguma informação esteja inconsistente, basta procurar a nota correspondente a ela e conferir se está certa ou não.

Defina profissionais específicos para gerenciarem o fluxo de caixa

Quando for organizar seu fluxo de caixa, lembre-se de definir alguém para controlá-lo e manter os registros atualizados. Essa ação é importante para evitar que os seus colaboradores se esqueçam de atualizar os dados ou lancem informações duplicadas — o que pode ocorrer se duas ou mais pessoas ficarem responsáveis por alimentarem os dados do fluxo.

Contudo, sistemas gerenciais com módulos financeiros específicos para o fluxo de caixa podem ajudar a evitar duplicidades, mesmo que dezenas de funcionários registrem dados de saídas e entradas. Isso pode ser feito, por exemplo, por meio da exibição de um alerta para quem for lançar algo, que mencionará a existência de uma movimentação semelhante e poderá barrar a nova inserção a menos que tenha uma justificativa.

Padronize as descrições e o lançamento das movimentações

É fundamental padronizar a forma como os dados de receitas e despesas serão lançados no fluxo de caixa para evitar confusões.

Por exemplo, é comum o uso de abreviações para acelerar o registro das informações. Esse procedimento pode até poupar tempo, mas, se não for feito adequadamente, poderá gerar transtornos para quem for analisar a que situações, ações ou eventos essas abreviações se referem.

Isso quando não ocasionar entendimentos equivocados que poderão ser tomados como corretos, prejudicando outras operações e planos da empresa.

Lembrando que a padronização deve ser simples e prática, sendo informada a todos que manipularão informações no fluxo de caixa.

Realize um inventário para organizar as informações

Para quem for começar ou quer organizar um fluxo de caixa que está demonstrando inconsistências, é indicado fazer o inventário financeiro. Ele consiste no levantamento dos custos variáveis e fixos da empresa, seus valores em caixa e as receitas a receber — como quantias provenientes de parcelamentos. Também entram as expansões e investimentos previstos para o período de análise e controle.

Novamente, vale destacar a importância de categorizar essas informações. Contudo, aqui você pode organizá-las em duas classes: operacionais — para situações do cotidiano — e de investimento — voltadas para expansão, inovação, diversificação de produtos etc.

As movimentações operacionais são originadas da comercialização ou prestação de serviços da organização, bem como da industrialização no caso de indústrias. Estas atividades possuem vínculo com o capital circulante líquido do empreendimento. Entram também nesse grupo os recebimentos de caixa decorrentes de honorários, royalties, comissões etc.

Em termos financeiros mais técnicos, o grupo de investimentos tem a ver com os gastos feitos no Realizável a Longo Prazo, no Imobilizado ou no Intangível. Também engloba os investimentos feitos e as receitas obtidas por venda de alguns tipos de ativos.

Você também poderá incluir um terceiro conjunto para tornar seu fluxo de caixa mais completo: atividades de financiamento. Aqui são inclusos financiamentos e empréstimos de curto prazo, incluindo a amortização dessas obrigações. Também há a distribuição de lucros do empreendimento, que pode ser incluída aqui por ser o retorno obtido com o investimento feito no negócio.

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Esses três grupos são obrigatórios na Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC), que é feita ao final do ano e apresentada em conjunto com as demais demonstrações financeiras do negócio.

Não misture contas pessoas com as da empresa

Um erro crítico que ocorre em pequenas e micros empresas é a mistura de pagamentos e receitas pessoais dos empreendedores com as dos seus negócios. Isso provoca sérios problemas para essas organizações, pois mascara resultados e pode gerar a impressão falsa de que suas saúdes financeiras se encontram ou melhores ou piores do que realmente estão.

Esse tipo de prática compromete a credibilidade de um negócio, tornando mais difícil a vida do empreendedor. Ele, por exemplo, poderá ter mais dificuldade para conseguir aportes financeiros junto a investidores ou empréstimos e financiamentos com instituições bancárias. Isso porque o fluxo de caixa costuma ser um dos instrumentos solicitados para avaliação de crédito e de solvência do empreendimento.

Além disso, a fiscalização poderá aplicar sanções e multas à empresa ao descobrir esse tipo de situação, prejudicando ainda mais a sua operação e gestão.

Fique atento ao estoque

Uma dica importante é observar as suas entradas traçando um paralelo com os estoques da empresa, pois, desse modo, você terá um instrumento gerencial que permite medir o volume de saída de produtos armazenados. E isso de modo categorizado, já que saberá quais itens comercializados correspondem a quais montantes obtidos.

A grande vantagem dessa ação é que você poderá saber quais produtos estão vendendo mais e quais estão encalhados no estoque, gerando despesas com estocagem, manutenção, entre outros. Com base nesse tipo de análise, você pode traçar planos para evitar o acúmulo de mercadorias e conseguir convertê-las em capital financeiro mais rapidamente.

Periodicidade do controle

É importante reforçar a atenção especial que você deve ter quanto à periodicidade do controle desse instrumento financeiro. O normal é a realização de fluxos de caixa mensais, contudo você pode definir diferentes frequências conforme as necessidades, exigências e volume de operações da sua empresa.

A análise das informações também precisa ser constante, seja mensal, quinzenal ou trimestral. Não basta lançar os registros todos os dias se você não conferir as movimentações depois para checar se estão certas e quais os maiores e menores gastos/receitas da organização. É preciso checar os relatórios de gestão vinculados ao fluxo de caixa também.

Isso é importante para você identificar pontos fracos e fortes, oportunidades de investimentos, sobras e desperdícios, entre outros pontos. Também permite avaliar defasagens em relação a receitas e investimentos e checar saídas abaixo do esperado de produtos — que pode dar margem a estratégias de vendas, como liquidações e queimas de estoque.

Busque um sistema de automatização de lançamentos

Alguns sistemas voltados para lojas e outros tipos de negócios, como os de frente de caixa, conseguem ser integrados com módulos financeiros. Desse modo, parte do fluxo de caixa pode ser feito automaticamente com base em lançamentos ocorridos nesses programas.

Isso eleva a eficácia dos registros e melhora a confiabilidade das informações, além de permitir que os colaboradores possam se dedicar a atividades de maior valor agregado em vez de fazerem lançamentos manuais repetitivos.

Não se esqueça de analisar o fluxo de caixa

A última dica é mais como um lembrete: analise sempre seu fluxo de caixa, pois isso pode ajudar você a ter mais ideias, encontrar oportunidades de negócios e até descobrir erros mais facilmente. Além disso, poderá avaliar se o seu negócio está indo para a direção que deseja.

Como otimizar o fluxo de caixa

Como visto acima, o fluxo de caixa pode ser otimizado com o emprego de uma ferramenta ou aplicação financeira voltada para a sua gestão. As dicas abordadas também colaboram para a melhora desse instrumento gerencial, o qual pode ter impactos significativos no gerenciamento de todo o negócio.

Além disso, é interessante buscar a ajuda de uma consultoria ou parceiro que possa orientar e colaborar no correto planejamento e controle do fluxo de caixa. Essa atitude é indicada em situações mais drásticas ou quando não se tem muita ideia de como começar a organizar corretamente esse importante instrumento financeiro.

Uma ajuda externa pode colaborar com dicas e ideias úteis, colaborando na adaptação de um fluxo de caixa que combine melhor com as exigências e necessidade do seu negócio.

Por todos os motivos apontados acima, fica claro o nível de importância que o fluxo de caixa possui dentre as empresas. Descuidar dele pode acarretar sérios transtornos e prejuízos, além de trazer dores de cabeça com o fisco.

Também é preciso ficar atento à legislação, pois a Demonstração do Fluxo de Caixa é obrigatória para pequenas e médias empresas conforme o item 3.17 (e) da NBC TG 1000 (Normas Brasileiras de Contabilidade).

Quando você busca otimizar o fluxo de caixa e o monitora adequadamente, a gestão financeira da sua empresa se torna mais simples e tranquila. Além disso, você passa a ter maior noção de como anda a saúde econômica do empreendimento, o que dá margem para que você procure ajuda ou evite adquirir empréstimos desnecessários. Tudo isso pode se traduzir em uma gestão de maior qualidade.

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