Por que fazer a transição das planilhas para um software de gestão?

Tempo de leitura: 6 minutos

Empreendedores de todos os ramos de atividade utilizam planilhas eletrônicas como ferramenta de gestão. Apesar de sua facilidade e de intensa aplicabilidade, estas planilhas estão sendo, com o passar do tempo, substituídas por software de gestão.

São várias as vantagens de se utilizar estes sistemas de gestão. Neste post iremos esclarecer o que é um software de gestão. Vamos, também, explicar porque devemos fazer a transição das planilhas para este ambiente. Se você é um empreendedor de pequeno ou médio negócio, este post é indicado para você. Confira!

Entenda o que é um software de gestão

Software ou sistema de gestão é uma série de programas informatizados desenvolvidos para ajudar os empreendedores na gestão de suas empresas. É utilizado em todos os departamentos das companhias e trazem segurança e benefícios na condução das atividades.

Até pouco tempo, a percepção que se tinha era que estes sistemas eram direcionados para as grandes empresas. Isto se devia ao fato de que seu custo era muito alto e se exigia uma grande estrutura de TI.

Com o passar do tempo, com a redução dos custos de desenvolvimento, dos equipamentos e das comunicações, os softwares de gestão se tornaram uma ferramenta acessível para as empresas de pequeno e médio porte também.

A comercialização dos produtos se ajustou aos novos tempos e hoje se pode utilizá-los apenas pagando pelo seu uso. Não há a necessidade de adquirir o produto; paga-se somente por transação efetuada. Isto aumentou o volume de empresas usuárias destes sistemas.

Porque fazer a transição para software de gestão

São vários os motivos para fazer a transição das planilhas eletrônicas, mais precisamente o Excel, para um software de gestão. Listaremos, a seguir, alguns deles:

Baixa confiabilidade no uso das planilhas

As planilhas eletrônicas são uma ótima ferramenta auxiliar para as empresas, pois facilitam as operações quotidianas. Porém não devem funcionar como o principal mecanismo de gestão.

Isto porque elas não são totalmente seguras. Precisam ficar disponíveis para vários usuários e não têm a garantia de integridade dos dados. Os dados podem ser corrompidos quando da falha de energia ou de rede.

Os dados não são rastreáveis, ou seja, não se consegue registrar quem e quando introduziu determinado conteúdo. Os dados não podem ser atualizados simultaneamente por mais de um colaborador.

Normalmente as suas células são liberadas para a digitação permitindo que, inadvertidamente, algum usuário altere o seu conteúdo. Isto pode trazer sérios problemas e uma insegurança total.

Dificuldade de gerenciamento

Montar uma planilha que possa ser utilizada para a administração completa de um empreendimento é quase impossível. Registrar uma nota fiscal de entrada, controlar o estoque, gerenciar os processos produtivos ou comerciais, fornecer dados para faturamento de uma nota fiscal, enfim, todas as ações realizadas em uma empresa trazem uma enorme complexidade para serem controlada por uma planilha.

O que acaba acontecendo é a criação de planilhas departamentais, cada uma com sua característica. Nestes casos não há uma homogeneização das funções e fórmulas, gerando uma dificuldade enorme para a centralização e integração dos dados.

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Limitação na geração de relatórios

A partir das planilhas eletrônicas é possível apresentar dados e gerar gráficos, porém é limitada a possibilidade de confecção de relatórios mais sofisticados. Assim, cada setor desenvolve o seu próprio modelo, com o formato que lhe atenda, porém, sem que sirva para outro departamento.

Várias versões dos relatórios são confeccionadas, particularizadas e individualizadas, fazendo com que a administração deles se torne uma tarefa árdua.

Porque usar um software de gestão

Dotar a sua empresa de uma única ferramenta que administre todo o fluxo de operações, desde o recebimento de uma nota fiscal até o registro do recebimento de um pagamento por parte do cliente, é o sonho de todo gestor.

Esta é a mais importante característica de um software de gestão: a integração total dos dados. A implantação de um software de gestão traz consigo a utilização de um banco de dados em que as informações de sua organização estarão armazenadas. Estes bancos possuem controle de acesso, registros de responsáveis pela manipulação dos dados e garantia de segurança e backup.

As informações trafegam de maneira sequencial por toda a estrutura da empresa. Cada setor utiliza os dados que lhes são de responsabilidade, fazendo com que as informações sejam consultadas e manipuladas pela pessoa certa.

Os dados podem ser consultados online e os relatórios são parametrizados previamente. Existe a proteção aos dados e a responsabilidade de registrá-los no sistema é categorizada.

As melhores práticas de gestão e administração já estão configuradas e atendem às definições fiscais e legais em vigor no país. Há uma equipe de suporte ao usuário e outra de manutenção do sistema, para alterações de procedimentos e funcionalidades.

Como fazer a transição

Algumas providências devem ser tomadas para a transição das planilhas eletrônicas para um software de gestão. Listaremos algumas:

Faça um mapeamento de seus dados

Faça um levantamento detalhado de seus dados, a sua importância e quais as informações você precisará obter.

Entenda como o software de gestão funciona

Entenda como o sistema vai trabalhar. Qual o perfil de usuário para executar determinadas tarefas e quais os requisitos mínimos necessários para o seu funcionamento.

Ajuste-se aos procedimentos básicos do sistema de gestão

Aproveite para adequar-se aos procedimentos básicos que o software de gestão está trazendo e ajuste-se a eles. Normalmente estas ferramentas já estão atualizadas para todos os ramos de atividade e têm as melhores práticas administrativas incorporadas.

Treine seus usuários

Treine, de maneira efetiva, todos os usuários que utilizarão o novo sistema. Não adianta colocar o melhor dos sistemas nas mãos de uma pessoa inabilitada. Fatalmente o resultado será danoso.

O treinamento deverá ser amplo e deverá contemplar todos os envolvidos na operação do sistema.

Faça a transição

Programe-se para um período de paralisação de suas atividades quando o sistema receberá os dados das planilhas. Não há milagre para a transmissão de dados de um ambiente para outro.

Os dados deverão ser validados pelos usuários antes de se iniciar a operação do sistema propriamente dita.

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4 Comentários


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