Entenda a importância da definição de processos em pequenas empresas

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O objetivo de toda empresa é produzir e comercializar produtos e serviços que viabilizem o seu crescimento e a sua manutenção no mercado. Para tal, o planejamento e a gestão são fundamentais. A definição de processos é um dos pontos que exigem mais atenção dos empreendedores e proprietários das empresas.

Em um ambiente de dificuldades como o que estamos vivenciando, todos os esforços têm que ser feitos com o objetivo de manter a sua atividade em operação. Sabemos que a crise é passageira e que em pouco tempo estaremos em um cenário bem mais positivo.

Este post é direcionado para você, que é proprietário de uma pequena empresa, principalmente do segmento de varejo. Vamos abordar a importância da definição de processos para empreendimentos como o seu. Continue a leitura deste post e saiba mais!

Definição de processos

Atender os desejos dos seus clientes é o principal propósito de todas as empresas, independentemente do porte. Para que isso seja possível, uma série de ações devem ser realizadas pelos responsáveis.

Essas ações (ou processos) são, na realidade, atividades que se inter-relacionam com o objetivo de modificar determinado insumo para um produto a ser comercializado. Na manufatura isso é fácil de ser percebido, principalmente na produção de um item. Assim sendo, em uma padaria você tem uma série de insumos que serão utilizados para produzir determinado pão.

O processo seria a produção do pão. Os insumos seriam a farinha de trigo, o sal, o açúcar, a água e o fermento. O modo de preparo deve ser padronizado, documentado e seguido à risca para que haja uma qualidade padrão na produção.

No caso de um segmento de varejo, um processo seria, por exemplo, o recebimento de determinado produto a ser comercializado. Várias tarefas são subordinadas a esse processo: a conferência, a retirada da embalagem de transporte, o registro no estoque, o registro da nota fiscal, a definição do preço de venda e a colocação nas prateleiras para exibição.

Mapeamento de processos

Cada ramo de atividade tem seus processos principais e subordinados. Cabe a cada gestor ou proprietário entender o seu negócio e mapeá-lo.

Isso é feito observando as tarefas que estão sendo realizadas e avaliando se estão sendo conduzidas da melhor forma possível. Todos os envolvidos têm que estar cientes das suas responsabilidades e das suas funções. Sendo assim, faça um desenho das atividades, de preferência utilizando os símbolos de fluxograma.

Dê nomes aos processos mais importantes e registre todas as obrigações que devem ser executadas. Nas pequenas empresas é comum que a mesma pessoa realize vários processos. Isso vai depender do dia e do volume de serviço que eventualmente surgir.

Nas empresas de maior porte, as atividades são distribuídas em departamentos, ficando cada um encarregado de um processo específico.

Para o sucesso da empresa, é essencial que cada colaborador saiba o que realmente deve ser feito e qual é a sua responsabilidade no sucesso do negócio.

Documentação dos processos

De posse do mapeamento desenhado, é importante que seja feita toda uma documentação para posterior consulta. Cada processo deve ser bem discriminado e ter a sua interdependência com as demais atividades bem salientadas.

Quando houver uma alteração dos colaboradores, a documentação vai favorecer o treinamento dos novos contratados. Isso é de fundamental importância para que a empresa não tenha uma mudança de comportamento na execução das tarefas, principalmente nas que têm o envolvimento dos seus clientes.

Com a documentação dos seus processos em mãos, é possível um acompanhamento e uma avaliação do que pode ser melhorado. Certifique-se que tudo está sendo feito conforme determinado. Implante melhorias que otimizem o seu negócio.

Envolvimento de todos os colaboradores

Divulgue e envolva todos os seus colaboradores para que, após a definição de processos e de sua documentação, eles saibam o que fazer e como fazer. Faça uma apresentação ou mesmo um treinamento com toda a sua equipe fora do horário comercial.

Cuide-se para que todos os componentes estejam motivados e engajados e fomente a colaboração mútua. Mostre a importância de cada um para o funcionamento da empresa e apresente as vantagens de se ter um time unido.

Defina qual é a rotina que cada colaborador deverá seguir e documente-a juntamente com a periodicidade que deverá ser feita.

Vantagens da definição de processos

Melhoria no atendimento aos clientes

Com os processos definidos e os colaboradores bem treinados e engajados, os clientes terão um atendimento melhor. Como consequência, retornarão ao seu estabelecimento para novas aquisições. Esses clientes também vão indicar a sua empresa para outras pessoas.

Uma pessoa bem atendida é um agente de marketing positivo do seu negócio, pois divulgará sua loja para todos os seus conhecidos.

Rapidez nas mudanças internas

Caso você tenha que realizar alguma mudança futura, ela ocorrerá de maneira mais tranquila. Essas mudanças podem estar vinculadas às pessoas, aos seus produtos e serviços ou mesmo até a uma modernização ou alteração do seu portfólio.

Com a definição de processos fica mais fácil implantar alterações causando o menor impacto no seu dia a dia.

Facilidade de substituição de colaboradores

Como já dito, com a documentação estruturada, a substituição de colaboradores acontece de forma mais rápida e tranquila. A percepção do cliente será mínima, desde que o novo componente do time tenha absorvido bem as tarefas que serão desempenhadas por ele.

Eliminação de retrabalhos

A definição de processos elimina ou reduz de maneira extrema os retrabalhos. E retrabalhos significam desperdício que, em última análise, comprometem o resultado da sua atividade.

Melhoria na qualidade

A qualidade dos seus produtos e serviços melhora quando seus processos estão definidos. O seu atendimento é aprimorado e facilmente percebido pelos seus clientes.

Ganho na sua competitividade

O ganho na sua competitividade será o resultado final da somatória de todas as vantagens listadas acima. O objetivo de todo empreendimento é conseguir um melhor resultado financeiro, e isso será alcançado se todos os tópicos forem perseguidos com determinação.

A definição de processos é fundamental para que a sua atividade tenha êxito e se mantenha no mercado. No atual nível de concorrência que todos estamos enfrentando, somente aqueles que tiverem muita determinação e comprometimento conseguirão sobreviver.

Siga todas as orientações e, se necessário, procure a ajuda de empresas que possam orientar e auxiliar na administração do seu negócio.

Agora que você já tem informação sobre definição de processos e a sua importância para as pequenas empresas, deixe um comentário no nosso post. Compartilhe suas experiências!

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