Emissão de nota fiscal: entenda a importância para os pequenos varejistas

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A emissão de nota fiscal ainda é um processo pouco valorizado por muitos varejistas. No entanto, é bom implantá-la, pois todo negócio optante do Simples Nacional deve emiti-la — com exceção do Microempreendedor Individual (MEI).

Empresas que não estão regularizadas têm vários prejuízos — graças às altas taxas de multa derivadas dessa irregularidade — e podem até ter as portas fechadas. Por outro lado, a emissão desse documento facilita a rotina e simplifica a vida dos proprietários, gestores e administradores do varejo.

A implantação desse sistema pode parecer complicada, mas, na verdade, é mais simples do que você imagina. Então, fique tranquilo, pois neste post nós te ajudaremos a entender a importância da nota fiscal para sua empresa, bem como suas modalidades mais relevantes e seus benefícios. Acompanhe!

O que é uma nota fiscal?

Uma nota fiscal comprova que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço. Esse comprovante é necessário para o consumidor, que pode usá-la para:

  • registrar suas compras;
  • ganhar créditos fiscais;
  • escriturar nas suas declarações financeiras;
  • garantir suporte na assistência técnica.

Para sua empresa, a tributação tem início na nota fiscal, pois comprova que os tributos foram pagos corretamente e que os relativos percentuais têm sido adequadamente recolhidos pelo governo. Ela também é essencial para que a empresa assegure que realiza suas atividades legalmente, resultando em confiança para os clientes e fornecedores.

Segundo a Lei 8.846/94 – Artigo 1º, sua emissão é obrigatória e deve ocorrer sempre na efetivação da atividade, como um registro da receita obtida — seja ela a partir de uma prestação de serviços ou de uma venda.

Quais são os tipos de nota fiscal mais utilizados no Brasil?

Os varejos e as empresas fazem uso de muitos tipos de notas fiscais, conforme suas atividades econômicas. Entre as eletrônicas, as mais importantes estão:

  • NF-e: é a nota fiscal em formato digital. Ela substitui a NF em papel. Todas as informações pertinentes à operação — como emissor, destinatário, produtos e impostos — são comunicadas para a Secretaria da Fazenda e, posteriormente habilitadas para sua emissão;
  • NFC-e: a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica informatiza a emissão de cupom fiscal efetivando a comunicação com a SEFAZ, em tempo real, para qualquer ação de venda, permitindo que o cliente possa consultá-la quando desejar;
  • CT-e: significa Conhecimento de Transporte Eletrônico, é semelhante à NF-e, e só pode ser concedido em formato XML — sua emissão e armazenamento são, portanto, eletrônicos. É utilizado em operações de transporte e/ou frete.

Leia também: O que é a NFCE? Saiba tudo sobre.

O que é o DANFe e o arquivo XML?

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação legível e simplificada da NF-e. Esse documento não possui valor fiscal, não precisa ser arquivado e não substitui a nota fiscal.

Sua informação mais relevante é a chave da nota, composta por 44 dígitos, que reconhece sua NF-e e permite a consulta do documento e o download do arquivo XML.

Além da utilidade mencionada acima, o DANFe serve para outras funções, como a de representar a NF-e quando o software emissor não conseguir se conectar com os serviços da Sefaz (Secretaria da Fazenda) do estado do contribuinte. Nesse caso, em específico, é necessário que o DANFe seja impresso em um formulário de segurança.

Já o arquivo XML é um documento fiscal autêntico que tem como objetivo promover um maior controle das transações comerciais. Em razão das informações da Nota Fiscal, até a sua assinatura eletrônica encontra-se codificada nesse arquivo. Ele depende de softwares específicos para ser lido e a Receita Federal disponibiliza um deles.

Vale ressaltar que tanto o fornecedor quanto o comprador devem armazenar os arquivos XML por, no mínimo, 5 anos, pois eles representam as notas impressas e devem ser apresentados caso a Receita os solicite.

Quais são os benefícios de emitir NF-e e NFC-e?

A NF-e facilitou a vida dos empresários em geral, pois a gestão das notas foi simplificada com a criação dos processos eletrônicos. Entre os benefícios mais relevantes para as empresas estão:

Reduz o consumo de materiais de escritório

A emissão da nota fiscal eletrônica reduz consideravelmente os gastos referentes à compra e à manutenção de impressoras e a utilização de papel e tinta. Além de aumentar a economia contribui-se também para atividades sustentáveis.

Diminui o volume de documentos físicos

Pelo simples fato de ser gerada digitalmente, a NF-e dispensa a aquisição de prateleiras, pastas, caixas, estantes, papéis, tintas para impressão e outros custos de armazenagem.

Evita erros e retrabalhos

Se seu negócio for o comprador de um produto ou serviço, assim que seu pedido for entregue não será necessário digitar, pois as informações registradas na NF-e do fornecedor podem ser usadas por você. Com isso, evita-se erros provenientes da digitação, reduzindo o tempo de registro.

Aumenta a praticidade

Quando você precisar consultar uma NF-e, basta recorrer ao computador. Logo, não há a necessidade de se deslocar ao arquivo morto do seu comércio ou empresa e perder um bom tempo tentando encontrar a referida nota fiscal.

Unifica processos

A NF-e pode centralizar os processos de faturamento de seu negócio. Por exemplo, se seu varejo possui filiais espalhadas pela região, é possível reunir os processos na matriz ou na central. Isso enxuga o número de colaboradores, especializa a equipe responsável e mantém a efetividade dos trabalhos.

Facilita o envio de documentos

A NF-e pode ser anexada e enviada por e-mail. Assim, o envio de documentos tradicionais por motoboy, Sedex ou outro meio é extinto. Mais gastos podem ser evitados se você compartilhar a nota na nuvem, pois não será preciso utilizar o e-mail.

Extingue despesas de cartórios

Alguns clientes costumam alegar o desconhecimento ou o não reconhecimento de uma nota fiscal. Em casos como esse, é preciso enviar uma cópia da nota autenticada, gerando custos ao fazê-lo. A nota fiscal eletrônica pode ser enviada quantas vezes forem necessárias, cortando, assim, esse tipo de despesa.

Como fazer a emissão de nota fiscal?

Se sua empresa for do ramo industrial ou varejista, é preciso possuir uma inscrição estadual. Isso é feito automaticamente quando você faz o CNPJ na Receita Federal.

Para notas fiscais em formato físico, é necessário solicitar uma autorização conhecida como AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais) — por meio dela você localiza uma gráfica apta para a impressão.

Se para você foi determinada a necessidade da emissão da NF-e, é necessário habilitá-la da Secretaria da Fazenda e implantar um sistema que possa emitir esse documento. Para os dois casos, físico ou eletrônico, a emissão deverá acontecer por meio do preenchimento de dados e informações da operação realizada.

Quais medidas de segurança devem ser tomadas com a NF-e e NFC-e?

Sim, é necessário tomar medidas de segurança, pois você pode receber uma nota fiscal falsa — ou com erros — e isso pode complicar sua vida. Portanto, implante um procedimento para os processos de compra e venda de produtos para que sua equipe possa registrar as informações corretamente, sem deixar nada em branco.

Lembre-se, ainda, de verificar a autenticidade das notas recebidas, consultando o site da organização que as emite para constatar a originalidade do documento.

Com os assuntos expostos ao longo deste artigo esperamos que você tenha compreendido a importância da emissão da nota fiscal para o seu varejo. Afinal, além de informatizar suas atividades você legalizará o seu negócio e essa é uma atitude muito bem-vista pelos clientes.

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