Confira tudo sobre os sistemas de gestão para pequenas empresas

Tempo de leitura: 17 minutos

Uma pesquisa realizada recentemente pela FGV (Fundação Getúlio Vargas) chamou bastante a atenção do empresariado brasileiro. Mesmo com a crise econômica que estamos enfrentando, parece que as empresas não pararam de investir em tecnologia.

De acordo com o estudo, a proporção de investimentos nessa área continuou estável diante da situação — a maioria das organizações costumava destinar 7,6% da receita a softwares e sistemas internos, situação que não se alterou no ano passado.

Pois é. Se você é daqueles que diz que tecnologia é apenas um custo, é chegado o momento de rever os seus conceitos. Na verdade, esse é um verdadeiro investimento feito pelo gestor, afinal, é possível perceber o retorno no médio e longo prazo, como em qualquer outro tipo de aplicação financeira. Essa simples percepção já pode mudar completamente a forma como você lida com o assunto.

No varejo, a automação é ainda mais importante, principalmente quando consideramos as novas necessidades do consumidor. Hoje, ele demanda por comodidade, realizando compras pela internet sempre que possível e, é claro, buscando empresas que forneçam as formas de pagamento mais simplificadas e práticas.

Além da questão do consumo, ainda mais importante é a questão da gestão interna do negócio. Um estudo do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) mostra que 6 em cada 10 empresas fecham as portas antes do quinto ano. Para muitos especialistas e instituições renomadas, como o Sebrae, a causa é o amadorismo da gestão que, é claro, poderia ser minimizado com a automação.

Os sistemas de gestão para pequenas empresas definitivamente são um assunto sério, por isso, resolvemos preparar um conteúdo exclusivo para falar mais sobre esse tipo de solução. No material de hoje, você conhecerá as funcionalidades de um sistema de gestão, suas vantagens, os principais critérios de escolha de um software e os motivos para contar com esse tipo de suporte na sua empresa.

Então continue acompanhando o nosso material especial e descubra tudo o que você precisa saber sobre o assunto!

1. Entenda as funcionalidades do sistema de gestão em pequenas empresas

Antes de falarmos sobre os sistemas de gestão é fundamental esclarecermos o que eles fazem, certo? Afinal, uma série de processos podem ser facilitados com o uso desse tipo de ferramenta: desde o controle financeiro e contábil do negócio até a gestão de clientes. Acontece que muitos gestores ainda não sabem exatamente o que pode ser feito.

Nesse capítulo você vai compreender um pouco mais sobre as funcionalidades dos sistemas para que possa ponderar um pouco sobre a própria realidade da sua empresa — e, consequentemente, a necessidade de implementação desse tipo de solução. Com essas facilidades, é possível garantir um melhor desempenho do seu negócio, então, continue acompanhando!

1.1. Gestão financeira

Lembra dos dados do IBGE apresentados por nós no início do texto? Muitas empresas são obrigadas a fechar as portas por conta do amadorismo da gestão, principalmente quando o assunto é a gestão financeira. São inúmeros os problemas enfrentados nesse sentido, como a dificuldade de controlar os fluxos de caixa de maneira eficaz e a falta de um monitoramento efetivo de indicadores de desempenho.

Pois bem, uma das funções dos sistemas de gestão para pequenas empresas é justamente o controle financeiro do negócio. Com esse tipo de solução você pode gerir o caixa em tempo real, acompanhar os resultados do negócio por meio de métricas específicas e, ainda por cima, facilitar todos os processos que envolvem a questão financeira. Assim, não perde de vista nenhuma operação que ocorra no seu negócio.

1.2. Gestão contábil

O Brasil não é o país com a maior carga tributária do mundo — embora ela seja muito elevada —, no entanto, certamente é um dos lugares onde existem mais burocracias para o cumprimento de obrigações tributárias. O ramo varejista, por exemplo, enfrenta muitos problemas para conseguir quitar com as suas obrigações, como o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o próprio imposto de renda dos colaboradores.

O grande problema é que o cálculo incorreto de tributos pode gerar as indesejáveis multas, os juros de mora, entre outras penalidades. O gestor deve ter a precisão de um cirurgião para não pagar nem impostos a mais, e nem a menos. Claro que, com a tecnologia, essa tarefa se torna muito mais simples. Os sistemas de gestão para pequenas empresas podem te ajudar a gerir melhor os tributos, principalmente no cálculo dos mesmos.

1.3. Gestão de estoques

Você já deve ter passado em um pequeno negócio, como uma banca de jornal, e reparado que o vendedor fez questão de registrar o produto que você comprou, certo? A situação é cada vez mais comum. Sim, muitos empresários de pequenos negócios já se deram conta da importância da gestão de estoques e, principalmente, do papel da tecnologia nesse processo.

Com os sistemas do mercado você pode acompanhar toda a movimentação de mercadorias, o que facilita muito o trabalho do inventário. Dessa forma, consegue dinamizar todos os seus processos internos ligados aos estoques. Esse é, por sinal, um ponto muito delicado ao varejista, afinal, além do tempo gasto com a atividade de monitoramento, que poderia ser reduzido, também deve se certificar de que tudo esteja em ordem.

1.4. Gestão de clientes

O cliente nunca esteve tão exigente. Para se ter uma ideia, uma pesquisa da Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios, mostra que ele prefere o bom atendimento ao preço ou a qualidade do produto ou serviço. Sim, ele quer ser tratado como um rei! E você deve reunir as informações sobre ele para realizar um atendimento personalizado, respeitando suas necessidades.

Como fazer isso? A essa altura do campeonato, você já deve saber a resposta, não é verdade? A automação também é uma forma de administrar os dados dos clientes para fortalecer o time de vendas, que, com as informações obtidas, poderá realizar uma abordagem muito mais efetiva. Além disso, o marketing também tem os resultados melhorados, pois poderá trabalhar em ações que realmente atendam às expectativas da clientela.

1.5. Gestão de processos

Por fim, é claro, o motivo pelo qual todos procuram a automação: garantir a eficiência do negócio, isto é, fazer mais com menos! Os sistemas de gestão empresarial estão cada vez mais intuitivos e eficazes e certamente podem ajudá-lo a gerir todos os processos internos da empresa, das finanças ao departamento de vendas.

Assim, você pode reduzir os gargalos de produção, ou seja, aqueles processos que apresentam problemas e levam ao retrabalho e aos desperdícios.

2. Vantagens da automação do sistema no varejo

Controle contábil e financeiro, gestão de estoques e clientes e, por fim, processos mais eficientes. Apenas com a leitura do capítulo anterior você já deve ter imaginado uma série de benefícios dos sistemas de gestão, não é verdade? E não está errado: essas são ferramentas versáteis que certamente podem se tornar um diferencial na sua empresa.

Agora é chegado o momento de desmistificar o assunto e mostrar realmente o que o sistema de gestão pode fazer pelo seu negócio. Listamos os principais benefícios desse tipo de ferramenta logo abaixo, então, continue acompanhando!

2.1. Reduz os custos do negócio

Por que será que as empresas mantiveram os seus investimentos em tecnologia mesmo diante de uma crise econômica? Simples. Automação não é um custo, mas, sim, um investimento que é realizado com foco em resultados para o futuro. Na verdade, com os sistemas atuais, o gestor consegue, inclusive, reduzir os gastos do negócio, além de melhorar o desempenho da organização.

Com a necessidade menor de mão de obra e a otimização dos processos internos, é possível reduzir os gargalos de produção, por exemplo. Além disso, você desperdiça menos recursos, reduz os custos relacionados ao pessoal (contratações e demissões), e, ainda por cima, garante um faturamento muito maior.

2.2. Melhora a gestão de tempo

O tempo também é um recurso precioso da organização. Quantas vezes não nos deparamos realizando tarefas burocráticas ou braçais quando poderíamos estar procurando clientes ou pensando em novas maneiras para divulgar os produtos e serviços, por exemplo? Sem a tecnologia, todas essas pequenas atividades parecem a coisa mais importante do mundo, quando, na verdade, importante mesmo é planejar o futuro.

Os sistemas de gestão permitem que o gestor dê um basta nesse problema, afinal, muitas tarefas ficarão a cargo dos softwares, sobrando mais tempo para atividades intelectuais, como o planejamento estratégico da empresa, a negociação com fornecedores, o desenvolvimento de atividades de marketing, entre muitas outras.

2.3. Integra as informações da empresa

Infelizmente, uma situação muito comum no meio empresarial são os ruídos de comunicação. Isso ocorre quando as informações obtidas por uma equipe não “casam” com aquelas emitidas pela outra. Qual é a origem do problema? A falta de sistemas e softwares internos, é claro.

Com a tecnologia, o gestor garante que a informação possa ser atualizada e compartilhada em tempo real entre as equipes. Assim, é possível garantir mais coesão e harmonia entre os diferentes departamentos da sua organização, evitando a desinformação ou quaisquer outros problemas que possam ser apresentados nessa seara.

2.4. Fortalece o planejamento estratégico

Claro que, com as informações integradas, o gestor consegue elaborar um planejamento estratégico muito mais detalhado. Afinal, o primeiro passo para tomar boas decisões é gerir os dados de maneira eficiente, além de garantir a integridade de todas as informações, não é verdade?

O sistema de gestão ajuda o empreendedor a tomar decisões com base em informação, e não meras suposições, uma vez que os dados são reunidos em um só lugar e, o que é melhor de tudo, são mais confiáveis. O resultado é uma empresa mais preparada e resiliente, além de uma equipe que consegue visualizar com clareza onde pretende chegar.

2.5. Aumenta a produtividade

O ganho em produtividade é apenas uma consequência de todos os benefícios listados por nós anteriormente. Afinal, reduzindo custos o gestor consegue aplicar os recursos em atividades e ações que garantem um retorno maior. Com uma melhor gestão do tempo, por outro lado, consegue focar nas tarefas que trazem o retorno.

Por outro lado, com informações integradas perde menos tempo coletando dados e, por fim, com um planejamento estratégico fortalecido consegue concluir metas e objetivos com muito mais facilidade. Ou seja, esse tipo de solução é necessário para qualquer empresa do segmento do varejo.

3. Como escolher um software que atenda às necessidades da empresa

Agora que você já sabe quais são os benefícios dos softwares de gestão, é chegado o momento de descobrir como escolher a melhor solução para a sua empresa. Afinal, é preciso que os sistemas venham para agregar, certo? Para que isso seja possível, eles precisam atender às necessidades específicas do seu negócio, ou seja, resolver problemas reais.

Nesse capítulo, pretendemos mostrar alguns dos principais pontos que você deve observar na hora de procurar um fornecedor e, mais importante ainda, quando for escolher o produto que será implementado na sua empresa. Assim, você evita erros comuns e garante desde o princípio a satisfação das suas necessidades. Confira!

3.1. Compreenda as suas necessidades

Em primeiro lugar, é fundamental que o gestor consiga mapear as suas necessidades com clareza. Por isso, a implementação de sistemas de gestão deve ser uma pauta no próprio planejamento estratégico do negócio.

É nesse momento que devemos mapear processos ineficazes, levantar resultados internos do negócio e descobrir quais metas internas não foram cumpridas — e o motivo, é claro. Essas preliminares são importantes antes mesmo de conhecer o fornecedor do serviço, pois o gestor deve estar preparado para argumentar e mostrar com clareza quais são as suas necessidades.

3.2. Opte pelos sistemas integrados

Outro ponto que requer atenção do empreendedor é a integração do software de gestão. Existem muitos casos em que as diferentes atividades exercidas pelo sistema não conversam entre si. Ao computar a saída de um item do estoque, por exemplo, o sistema não é capaz de fazer o registro financeiro da operação.

Por isso, é muito importante verificar com o fornecedor se o produto possui esse tipo de integração. Além disso, os dados precisam ser integrados internamente, entre os diferentes departamentos.

3.3. Verifique o suporte oferecido

Você também deve verificar se o fornecedor oferece suporte para a implementação dos sistemas na sua empresa. Afinal, é preciso não só fazer toda a instalação dos equipamentos, mas também preparar os colaboradores para a nova rotina da empresa. Ou seja, eles precisam ser treinados, aprendendo a usar os sistemas com maestria.

Além disso, o trabalho não termina na instalação. Um bom fornecedor mantém as portas abertas para eventuais ajustes e para a manutenção, é claro. Afinal, é preciso que o sistema venha para ajudar, e não se tornar mais um problema.

3.4. Procure pelos especialistas

Para concluir essa parte do nosso material, vamos lembrar que existem empresas especializadas no seu segmento de atuação. No caso, o varejista pode contar com ferramentas desenhadas especificamente para atender a suas necessidades, o que facilita não só a integração do sistema na empresa, mas também garante uma cobertura completa para o gestor.

Soluções genéricas geralmente não conseguem satisfazer todas as necessidades de uma empresa, portanto, procure pelos fornecedores que realmente podem ajudá-lo a desenvolver melhor as suas atividades.

4. Por que empresas pequenas precisam de um software de gestão?

“A tecnologia é um luxo destinado às grandes empresas”. Essa é uma ideia que, infelizmente, ainda prevalece entre muitos pequenos empresários. Para eles, as empresas de pequeno porte não possuem a necessidade de contar com o suporte da tecnologia ou, o que é pior, acreditam que os custos para adquirir esse tipo de ferramenta são muitos elevados. Acontece isso é um equívoco.

Já mencionamos aqui que até mesmo os pequenos negócios têm percebido não só a necessidade de desenvolver uma gestão profissional, mas, principalmente, a importância da tecnologia nesse processo. Os softwares podem ajudar o gestor a criar bases sólidas para o seu crescimento e, quem sabe, fazer com que a empresa tome a fatia do mercado que deseja.

A seguir, apresentamos alguns dos principais motivos para que a sua empresa adote os softwares de gestão, portanto, continue acompanhando!

4.1. Prepare o terreno para o crescimento

Não adianta nada fazer o mais otimista planejamento estratégico, com uma visão ambiciosa, se o empreendedor não preparar o seu crescimento no futuro. Os sistemas de gestão para pequenas empresas ajudam o gestor nessa tarefa, afinal, com eles é possível não só melhorar as tarefas atuais, mas se preparar para o aumento de demanda.

Assim, o crescimento pode acontecer sem seus indesejáveis efeitos colaterais, como a perda na eficiência, o aumento dos custos, e a queda do desempenho da organização. Portanto, se você planeja que o seu negócio seja uma referência na sua área de atuação, é fundamental começar agora mesmo a preparar o terreno para isso com os sistemas para pequenas empresas.

4.2. Trabalhe na satisfação da clientela

É muito importante trabalhar desde cedo na satisfação de seus consumidores. Afinal, quando fidelizados, os clientes podem se tornar verdadeiros promotores da sua marca. Para isso, você deve mostrar que a sua empresa é capaz de entregar o que promete e, é claro, os softwares de gestão podem ajudá-lo nessa tarefa, uma vez que eles ajudam a melhorar o desempenho da organização.

Além armazenarem os dados da clientela para que o gestor desenvolva ações de melhoria, eles também otimizam os processos internos, o que é refletido em um atendimento melhor, por exemplo. Ou seja, essa é uma solução indispensável para trabalhar na satisfação do seu cliente.

4.3. Garanta o foco na atividade-fim

Manter processos manuais é o mesmo que perder o foco na atividade-fim. Afinal, o gestor fica tanto tempo prestando atenção em questões menores, que acaba deixando de lado o que realmente importa, como as reuniões com fornecedores, o planejamento estratégico e até mesmo o desenvolvimento de ações de marketing, por exemplo.

Quando conta com softwares de gestão, o empreendedor pode deixar todas as tarefas burocráticas por conta do sistema. Assim, pode focar no que realmente importa. Esse ponto é fundamental, pois, principalmente nas fases iniciais do negócio, o gestor participa ativamente da rotina diária da empresa, o que já toma muito tempo.

4.4. Trabalhe na escalabilidade do negócio

É muito importante que o seu negócio seja escalável, isto é, que exista a possibilidade de aumentar a demanda sem que o mesmo ocorra com custos. Com processos manuais, é praticamente impossível trabalhar nessa questão, pois, à medida que a demanda cresce, os gastos com mão de obra, por exemplo, também aumentam na mesma proporção.

O remédio para esse problema é a tecnologia. Como já vimos, ela ajuda a reduzir a necessidade de mão de obra, já que uma série de processos passam a ser automatizados. Assim, é possível atender uma quantidade maior de clientes sem que, para isso, a qualidade ou o desempenho da empresa sejam comprometidos nesse processo.

Esse é um dos segredos das startups: criar um negócio que possa ser reproduzido em larga escala com facilidade e sem o aumento dos custos. Você também pode aplicar essa lógica na sua organização e garantir ótimos resultados.

Está convencido de que a tecnologia é essencial para pequenas empresas? Nessa era digital, não são apenas os clientes que devem ficar fascinados pelas novidades tecnológicas, mas também os próprios empreendedores. As soluções podem ajudar as pequenas empresas a se desenvolverem e, o que é mais importante, a evitarem as tristes estatísticas do IBGE que apresentamos logo no início deste post.

Os sistemas de gestão para pequenas empresas certamente podem ajudá-lo a desenvolver todos os passos para o crescimento sustentável e, o que é o melhor de tudo, ao contrário do que muitos pensam, existem uma série de soluções que cabem dentro do orçamento de qualquer empresa. É preciso, portanto, considerar agora mesmo a implementação dos sistemas no seu negócio.

Esperamos que o nosso material de hoje tenha te ajudado a se estimular para entrar de vez na era da inovação e procurar um software para ajudá-lo a desenvolver a sua empresa. Caso tenha qualquer dúvida sobre o assunto, fique à vontade para entrar em contato conosco em nosso site. Desejamos a todos os empreendedores boa sorte em suas jornadas!

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