Como um sistema de vendas pode melhorar a produtividade de um negócio

Tempo de leitura: 19 minutos

Você pode até não chamar assim, mas seu negócio já possui um sistema de vendas em pleno funcionamento. A grande questão é: o quanto ele é eficiente para a produtividade e o gerenciamento financeiro?

A área comercial evoluiu muito desde a época em que se anotava as compras em uma caderneta e os clientes só pagavam ao final do mês. De lá para cá, o fluxo de trabalho aumentou, o número de consumidores triplicou, assim como a concorrência, os impostos e as obrigações legais do empresário.

Infelizmente, para muitos, o sonho de ser dono do próprio negócio tornou-se uma batalha diária com contas que não fecham, produtos que perdem validade nas prateleiras e funcionários ociosos sem força de vontade para vender mais.

Se você identificou alguma dessas situações no atual cenário da sua empresa, saiba que a solução é investir em conhecimento. Isso mesmo, conhecimento sobre seu negócio.

Com um bom sistema de vendas é possível organizar as informações da sua empresa que você nem imaginava que existiam e que podem ser essenciais para dar uma revolucionada em suas vendas.

Quer descobrir os segredos — e problemas — que suas contas e controle comercial podem estar escondendo? Então saiba neste post o que um sistema de vendas bem estruturado e dinâmico pode fazer por você, e sua empresa, é claro.

A gestão de vendas

Todo empresário sabe que vender não é uma ação única, mas um processo. Em outras palavras, não é  apenas entregar o produto na mão do cliente e receber o pagamento.

Para que essa simples etapa aconteça, o planejamento, divulgação, análise de preço, definição de metas e uma infinidade de outros procedimentos já devem ter sido analisados e executados.

São esses processos que, quando bem administrados, permitem a melhoria da produtividade e consequentemente, dos lucros do negócio.

Mas se são deixados de lado, tornam-se verdadeiros esconderijos dos custos ocultos que já falaremos sobre eles.

Então, o que a gestão de vendas engloba em termos de processo, afinal de contas? Depende do tipo de negócio, algumas etapas e processos, porém, são essenciais em quase todos eles.

Planejamento comercial estratégico

O planejamento comercial deve ser um guia para as ações ao longo do ano, ou período estipulado. A partir dos objetivos do gestor, as estratégias e ações devem ser planejadas em busca do sucesso.

Esse planejamento também deve considerar sazonalidades e dificuldades do negócio.

Um foodtruck de sorvetes artesanais, por exemplo, deve considerar que nos meses mais frios do ano a demanda por alimentos gelados poderá diminuir.

Em seu planejamento, o empresário do truck poderá considerar a mudança de praça onde atua durante o período ou a inclusão de itens especiais de inverno.

Além das expectativas e adversidades do mercado, um bom planejamento também deve usar dados estatísticos de vendas em períodos anteriores, valores negociados com os fornecedores e como a concorrência está se comportando, por exemplo.

Essa é uma parte fundamental para o negócio, e não deve ser adiada ou esquecida se o empresário está querendo ampliar seus ganhos. E além de fazer o plano de ações, também é preciso revisá-lo constantemente para garantir que o caminho traçado esteja sendo percorrido.

Mesmo que você desempenhe todos os papéis administrativos, saiba que dedicar um momento para o planejamento do negócio pode lhe poupar tempo e dinheiro.

Considerando novamente a sorveteria, frutas sazonais podem render sabores exóticos e um custo-benefício atraente para o empresário, por exemplo.

Mas para se antecipar à concorrência e negociar bons valores com seus fornecedores, o dono da sorveteria precisa ter tudo isso já planejado, da receita que utilizará à forma de divulgar para sua clientela.

Quando um planejamento é feito à longo prazo, o empresário não precisa contar com inspirações de última hora, pois diante da correria do atendimento, nem sempre elas aparecem.

Marketing para vendas

Nesse caso a pergunta é: como se comunicar da melhor maneira possível com os consumidores? Existem tantos meios de comunicação atualmente que a escolha entre eles deve ser estratégica.

Propaganda nas rádios locais, cartazes promocionais, redes sociais mais badaladas ou adoção de aplicativos para pedidos instantâneos, qual deles é o ideal para cada momento da empresa?

Na gestão e planejamento de vendas, o marketing é um dos aspectos mais trabalhados, pois, quando bem-feito, exige uma frequência regular de interações com os consumidores.

Se uma hamburgueria for participar de uma feira de cervejas artesanais, por exemplo, é necessário comunicar o fato para seu público já conhecido para que eles compareçam.

Além de fazer novas parcerias e conquistar novos admiradores, participar de eventos de outros nichos aumenta a visibilidade dos produtos e demonstra uma trajetória de sucesso no ponto de vista dos clientes e concorrentes.

Nesse caso as redes sociais podem ser o canal de comunicação ideal. Com uma programação de postagens periódicas antes do evento, o interesse será despertado aos poucos, permitindo ainda que as informações sejam facilmente compartilhadas.

É uma situação perfeita! Aumentar as vendas, contar com divulgação gratuita e ainda conquistar de vez o público.

Mas ela somente ocorrerá dessa maneira se os perfis das redes sociais estiverem atuando regularmente, o que exige mais uma vez, planejamento e gestão.

Administração da equipe de vendas

Essa é outra parte da gestão de vendas que merece uma atenção especial. Mesmo que sua empresa tenha poucos vendedores, ou até mesmo um, eles podem ser chamados de força de vendas.

São determinantes na produtividade do negócio, pois, quanto mais motivados e felizes estiverem, mais transações realizarão.

Isso exige que eles estejam bem treinados, conheçam bem suas ferramentas de trabalho e consigam identificar dados estratégicos nelas que podem ser utilizados para conquistar novos compradores.

Se antigamente uma planilha do Excel continha apenas registros básicos dos consumidores com sistemas de vendas modernos, essas informações podem ser transformadas em argumentos irrecusáveis durante o atendimento ao cliente.

E para garantir a motivação da equipe, a formulação de um plano de metas e comissões também faz parte da estratégia comercial.

Atendimento ao cliente

Com a equipe bem alinhada, planejamento e sistemas operando normalmente, nada mais importante que o momento onde todas as estratégias são colocadas à prova, o atendimento.

Não que ele seja raro, mas, com certeza, tem grande relevância para o sucesso do negócio, então, também merece atenção e estratégia de gestão.

Tudo que envolve esse momento precisa ser estudado. A equipe de vendas usará uniforme? Os pedidos serão registrados de forma eletrônica? Haverão mesas para os clientes degustarem suas refeições?

Cada negócio terá suas próprias perguntas e respostas, mas todas elas deverão apontar para o que atualmente é chamado de “a experiência de consumo”.

Nela, tudo deve superar as expectativas do cliente para que ele seja fidelizado. Quanto mais bem atendido pela equipe e mais satisfeito com os produtos, melhor será sua experiência, que, além de inesquecível, será digna de ser contada para vários amigos e familiares.

Percebeu a importância de não deixar o atendimento simplesmente acontecer?

Relacionamento pós-venda

E aí vem o momento capaz de renovar a relação com o cliente, o pós-venda.

É fácil imaginar o pós-venda de uma loja de eletrônicos dando suporte técnico do uso ou acionando garantias dos aparelhos, mas e em um restaurante do bairro, por exemplo, como fazer pós-venda?

Tudo dependerá do planejamento que for feito para a expansão dos negócios e as estratégias de marketing.

Clientes cadastrados podem ser convidados a comemorarem seus aniversários no estabelecimento, por exemplo.

Na farmácia, compradores que fazem uso de medicamento contínuo podem ser avisados por telefone sobre promoções em períodos que coincidam com a necessidade de suas reposições.

Não são boas maneiras de aumentar a produtividade?

Um funcionário em tempo ocioso pode fazer esses contatos sem grande esforço analítico, apenas usando relatórios de vendas, mas ainda assim, garantindo que novas aquisições dos compradores.

Existem outros processos e tópicos importantes na gestão de vendas, e na rotina diária, tudo isso se mistura e acontece simultaneamente, a diferença está na organização.

Amparado por um software de controle de vendas, essa organização é potencializada, tornando setores mais dinâmicos e todo e qualquer dado armazenado valioso para o negócio.

Compreendida a gestão comercial, que contempla as etapas que antecedem a compra e também as que dão suporte posteriormente, é preciso mapear o centro de tudo isso, o sistema de vendas.

O que é um sistema de vendas

Então você concorda que já possui um sistema de vendas, não é mesmo? Em grandes empresas, a grande vilã é a quantidade de etapas e processos burocráticos envolvidos.

E nos pequenos negócios? Com certeza, a falta de uma estruturação lógica que um software pode oferecer.

Como estamos falando de produtividade, pense no tempo gasto para o fechamento do caixa na sua loja? E a confiabilidade do processo? Quantas vezes isso se repete no dia, precisa ser conferido e o quanto esses dados são aproveitados posteriormente?

Esse é só o aspecto administrativo do sistema, pois, quando falamos do atendimento, a informalidade do bloco para anotar pedidos e repassar para a cozinha também é um grande fator de atraso.

Eles podem se perder, o cozinheiro pode ficar confuso com a letra do garçom e para completar, a impressão de comandas personalizadas é um custo totalmente substituível e desnecessário.

Já falamos de experiência de consumo e o quanto isso pode fidelizar um cliente. Agora imagine a situação totalmente inversa, uma péssima experiência na hora da compra.

Certamente o consumidor nunca mais voltará e ainda recomendará para todos os seus amigos evitarem seu estabelecimento.

É justamente para esses fatores e situações que um sistema de vendas cria estruturas lógicas para evitar falhas.

O planejamento, compras, atendimento ao cliente, cobrança e o pós-venda e tudo que envolve a área comercial passa a ter uma organização única, que economiza tempo e dinheiro.

Porque ter um software de gestão de vendas

Para ficar ainda mais claro como um software de gestão de vendas pode ajudar seu negócio, destacamos as principais funcionalidades e seus efeitos, como:

Registrar dados estratégicos dos clientes e do negócio

Algumas decisões complicadas precisam ser tomadas para que o negócio continue crescendo de forma segura.

Se você tem um sacolão em determinado bairro e o locatário decide aumentar o aluguel da loja, o que seria melhor, mudar de endereço ou aceitar o aumento?

Essa decisão seria mais facilmente tomada se, depois de consultar o registro dos seus clientes, você percebesse que maioria deles morava nas redondezas do outro ponto comercial disponível, não é mesmo?

Ou em outra situação, pelo volume de compras fosse possível identificar que os consumidores estariam mais propensos ao consumo de alimentos orgânicos. Seria muito mais seguro aumentar o estoque e a oferta desses produtos.

Um sistema de vendas possibilita tais análises estratégicas, pois, armazena e organiza os dados de forma útil.

Descomplicar a administração do negócio

Com um software de gestão de vendas, processos complexos e importantes são realizados pelos sistemas de forma automática.

Fechamento de caixa, conciliação com operadoras de cartão de crédito, aplicação de descontos e gerenciamento de estoque são feitos em simples comandos.

Isso torna a rotina do empresário e dos funcionários mais dinâmica, pois, elimina erros de processamento e o estresse que eles causam.

Em vez de processos longos e cheios de armadilhas que estressam a equipe e os donos, o sistema de vendas otimizaria os processos e por consequência, aumentaria a produtividade.

É preciso lembrar que ser produtivo é fazer mais em menos tempo. Se a burocracia não toma conta da rotina, o aumento da produção é um resultado óbvio.

Eliminar custos desnecessários e ocultos

Uma das maneiras de aumentar os lucros do negócio e cortar custos, não é mesmo? Mas não qualquer um deles.

Em um negócio os custos podem ser classificados de três maneiras: diretos, indiretos e ocultos.

Os primeiros são aqueles diretamente ligados ao produto ou serviço, como os alimentos, embalagens e impostos específicos.

Os indiretos são aqueles que mantém o negócio em funcionamento, como as contas de água, luz, telefone, aluguel, mão-de-obra e outros. Esses são rateados entre todos os produtos ofertados pela loja.

Esses dois custos, associados ao lucro que o empresário deseja ter, formam o preço dos produtos.

É possível reduzir o consumo de luz, fazer o gerenciamento do estoque de forma inteligente para não haver desperdício e por consequência, reduzir esses custos.

Mas ainda assim, existem os custos ocultos do negócio.

Se o pedido de um cliente é anotado errado, por exemplo, além de sua insatisfação, o custo de produzir o item errado pesa nas contas de várias maneiras.

O cozinheiro deixará de fazer outro pedido para corrigir o primeiro, o garçom precisará dar mais atenção ao cliente para desfazer o problema e claro, o estoque de alimentos será acionado novamente.

As comandas impressas, que podem sumir durante o atendimento também podem custar caro para a loja, pois, nem o frequentadores ou o garçom se recordarão dos itens já consumidos.

Qual a solução? Uma taxa simbólica ou até a isenção, já que também é de responsabilidade do estabelecimento zelar pelo bom andamento de seus serviços.

O retrabalho e o reparo de erros são apenas dois dos muitos custos ocultos que um software de vendas pode eliminar

Conquistar uma equipe padronizada e motivada

Um software de gestão padroniza o atendimento e permite que o dono do negócio crie maneiras de comissionar sua equipe, que para muitos, é a forma de motivação mais eficaz!

Mesmo que um funcionário tenha sido recém-contratado, um bom sistema de vendas é auto explicativo e torna-se o principal apoio em seus primeiros atendimentos.

E assim, todos os clientes terão a mesma qualidade de atendimento!

Ter mais tempo para dedicar ao cliente

Com todos esses processos fluindo de forma organizada e produtiva, o empresário pode dedicar mais tempo ao planejamento de suas ações, e claro, ao relacionamento com o consumidor.

Conversar com seus consumidores, pedir opiniões e feedbacks sobre os serviços são excelentes maneiras de encontrar falhas a serem corrigidas ou oportunidades a serem exploradas.

Como um sistema de vendas auxilia os vendedores

Tudo o que você quer é que seus vendedores vendam bem e sejam produtivos. E, por incrível que pareça, esse é o objetivo deles também.

Seja por comissões e planos de metas que possam melhorar seus ganhos ou para conquistar a confiança do dono e ser promovido, os vendedores também têm grandes interesses em serem mais produtivos.

Então o que um sistema disponibiliza que pode ajudar a todos?

Oferece inovação na palma das mãos

Inovar significa fazer melhor, e oferecer um sistema para que eles possam atender bem aos clientes é o mesmo que permitir que sirvam com mais qualidade e agilidade.

Oferecer um software de vendas simples, objetivo e funcional permite que ele conquiste o cliente de forma muito mais fácil, e quando se trata de experiência de consumo, isso pode significar abertura para novas compras.

Permite controle de situações críticas

Em negócios menores, a ausência de um funcionário pode comprometer o atendimento. Os demais vendedores podem ficar sobrecarregados e em alguns casos, não saberem o que precisa ser feito.

Com um software de vendas simples, mesmo que os demais tenham que lidar com um número maior de clientes, a organização do software garantirá que a situação fique sob controle.

E na necessidade de deslocar um funcionário de outro setor para dar apoio ao atendimento, esse não encontrará grandes problemas para realizar as vendas pelo software.

Facilita ofertas inteligentes

Se um vendedor quer garantir suas comissões, nada melhor do que saber quais produtos estão com boa aceitação dos consumidores.

Um software de controle e apoio comercial pode dar estas pistas por meio dos relatórios de vendas! Ao utilizar esses dados, o gestor pode orientar seus vendedores sobre os produtos mais procurados, por exemplo.

É possível também informá-los sobre os produtos que estão com estoque alto e precisam ser ofertados com mais regularidade ou que sejam complementares aos que eles já possuem.

Essa é a estratégia chamada cross selling. Clientes de um petshop que tenham comprado ração para filhotes estão mais propensos a comprarem vacinas ou brinquedos para animais pequenos, não é mesmo? Então é só buscar estes registros e ofertar!

Outra técnica que pode ser usada é a upselling, que propõe a substituição do item que o cliente já possui por uma versão mais completa.

Ela é eficiente porque já conta com o fato de que o cliente gosta do produto. Como em uma pizzaria, onde aqueles que regularmente pede uma pizza grande podem receber a oferta de outra massa de tamanho maior e recheio mais nobre.

Além de convencê-lo a experimentar novos sabores, essa estratégia também aumentará o valor da venda por cliente.

Dessa maneira, além de administrar o estoque, também será possível analisar e informar aos vendedores qual porcentagem de descontos poderá ser aplicada nas negociações, dando mais autonomia à eles.

Identifica habilidades gerenciais

Se tem uma coisa fácil de perceber na sua equipe é como ela se envolve com as tecnologias e desafios do seu negócio.

Ao inserir um software para a gestão comercial e processamento de vendas, alguns vendedores poderão demonstrar resistência, mas outros demonstrarão interesse e disponibilidade.

Esse apoio deve ser valorizado, pois na maioria das vezes confirmam que trata-se de funcionários com perfil diferenciado.

Elimina erros de atendimento

Para um vendedor, lidar com um cliente nervoso e insatisfeito com o seu pedido não é uma tarefa fácil.

Nem sempre ele pode contar com a educação e o respeito, então, quanto melhor for os mecanismos para evitar erros de atendimento, melhor.

E isso é outra vantagem que um software de vendas pode oferecer aos vendedores.

As comissões e gorjetas, em alguns casos, serão muito mais frequentes e generosas se o serviço for perfeito aos olhos dos consumidores!

Torna o serviço mais ágil

Agilidade é uma característica importante para o cliente e para a equipe de atendimento. Quanto mais rápido e eficiente for um atendimento, maior a probabilidade de fazer mais vendas.

Os consumidores ficam satisfeitos em serem atendidos de maneira ágil e os vendedores felizes por terem a possibilidade de venderem mais.

E nesse cenário onde todos ficam satisfeitos, o dono fica mais contente ainda, não é mesmo?

Diminui o esforço de venda

Depois de orientar o cliente sobre as opções do cardápio, fazer anotações longas e orientar a cozinha, muitas vezes o vendedor ainda precisa inserir os dados em uma planilha ou sistema de cobrança.

Isso é tão desgastante quanto arriscado, pois, ao longo do período de trabalho, o desgaste vai tomando conta do vendedor e muitas vezes, fazendo com que ele pule algumas etapas.

Tornar esse processo automatizado é muito importante para diminuir o esforço de venda e o estresse da equipe.

Nesse momento você deve estar pensando que um sistema de vendas, em vez de gerenciar seus custos, fará com que eles tripliquem, certo? Softwares mais complexos podem ser caros, mas não foram deles que falamos durante este post todo, sabia?

O Pingobox é um sistema de controle de vendas completo que cabe exatamente no seu bolso, e você pode comprovar isso fazendo um teste no sistema pelo site.

Mas se quer tirar outras dúvidas, você pode fazer contato até mesmo por chat. Aliás, essa é outra vantagem que o Pingobox oferece para seus usuários, um suporte descomplicado e eficiente, inclusive nos finais de semana!

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