Automatização de processos para melhorar a gestão da empresa

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A automatização de processos é um dos tópicos que mais merecem atenção dos proprietários e gestores de pequenas e médias empresas. Em um ambiente de tantas dificuldades como o que estamos vivendo atualmente, melhorar a gestão das empresas é fundamental para mantê-la em atividade.

A sobrevivência dos negócios tem sido o objetivo dos empreendedores. Todos sabem que a crise atual é passageira, mas não temos uma previsão de quando voltaremos a ter um crescimento sustentado.

Neste post mostraremos a importância da automatização da gestão das empresas, suas vantagens e os resultados que podem ser alcançados. Se você é empreendedor e possui uma pequena empresa, este post é direcionado a você. Confira!

A importância da automatização de processos

Nesse ambiente de incerteza, é necessário ter muita confiança e otimismo. Mas também é preciso um esforço muito grande para manter os negócios em funcionamento. A automatização dos seus processos é um dos fatores que podem impulsionar sua atividade e fornecer um fôlego para atravessar a atual turbulência.

Empresas com maior grau de automação transmitem aos seus clientes e fornecedores uma maior segurança e garantia dos seus produtos e serviços.

Listamos alguns motivos para que você faça a automatização de processos na sua empresa:

Mais conhecimento do seu negócio

Para que você possa fazer uma automatização de processos na sua empresa, é necessário que você tenha um conhecimento profundo do seu negócio. Para tal, é essencial que você faça um mapeamento das suas atividades e avalie o que pode ser automatizado.

Atividades repetitivas e rotineiras são as mais propensas a uma automação. Analise os fluxos de informação e de papéis na sua organização. Documente todas as etapas para facilitar o entendimento e visualizar a melhor forma de agir.

Redução de custos

A redução de custos é um dos maiores e mais importantes incentivos para a automatização. Atividades que levariam muito tempo para serem executadas, envolvendo alguns colaboradores e exigindo um esforço muito grande podem ser feitas quase que imediatamente e demandando muito menos recursos.

As atividades relacionadas com contas a pagar e com contas a receber podem ser automatizadas, havendo apenas a troca de arquivos magnéticos com o banco do seu relacionamento. Tudo pode ser sistematizado, trazendo muita rapidez ao processo.

Alguns colaboradores que realizam atividades que podem ser automatizadas podem ser deslocados para funções mais nobres e que agregam maior valor ao seu produto ou serviço.

O reaproveitamento das pessoas é uma preocupação que deve nortear as decisões dos gestores. Em um momento de altíssimo nível de desemprego, manter pessoas empregadas é essencial. Obviamente que tudo deve ser feito dentro do possível para manter o equilíbrio financeiro do seu empreendimento.

Eliminação de desperdícios e retrabalhos

A automatização elimina ou reduz os desperdícios da sua operação. Esses desperdícios são custos, às vezes, imperceptíveis, mas que podem trazer enorme prejuízo ao seu negócio.

O tempo é um desses desperdícios. Utilizar o tempo da melhor maneira possível, em todos os setores da empresa, é possível quando se automatiza algumas tarefas.

O retrabalho também é eliminado com a automatização, desde que essa seja feita com bastante critério e atenção. Evitar que a mesma coisa seja feita mais de uma vez é um vício que tem que ser eliminado em todas as empresas que buscam eficiência.

Padronização dos procedimentos

A padronização dos procedimentos é outra vantagem que se obtém com a automatização. Os trabalhos são feitos sempre com a mesma sequência. Isso faz com que seja possível manter a mesma característica, o que pode trazer melhor qualidade ao seu produto ou serviço.

A melhoria sendo percebida pelo seu cliente é um indicativo de que seu negócio pode alavancar. Cliente satisfeito é sinal de mais aquisições. Mais aquisições indicam melhor resultado operacional.

Aumento da integração dos dados

A automatização possibilita uma melhor integração dos dados da sua empresa, não apenas no âmbito interno, mas também no relacionamento com clientes, com fornecedores, com instituições financeiras e com os órgãos fiscalizadores.

Cada vez mais os governos federal, estadual e municipal estão solicitando mais informações das empresas, sempre em meio magnético e sempre com menor prazo de atendimento. Isso tudo somente é possível com a automatização dos seus processos e a informatização dos seus controles e procedimentos.

Mais segurança na tomada de decisão

Todos esses motivos acima levam a um ponto crucial para os gestores: maior segurança na tomada de decisões. Com a automatização, os dados ficam mais confiáveis e permitem que as tomadas de decisão sejam feitas com confiança e convicção.

Informações bem estruturadas e de fácil visualização são possíveis quando seus processos estão automatizados.

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A automatização e o cenário atual das empresas

Há muito tempo a automatização deixou de ser uma opção para se tornar uma obrigação. As empresas não têm alternativas a não ser automatizar e informatizar. Cada vez mais a tecnologia da informação tem evoluído e facilitado a vida das pessoas e empresas.

A redução dos custos de comunicação de dados e dos equipamentos eletrônicos tem colocado a TI em todas as atividades do nosso dia a dia. Todas as atividades estão sendo suportadas por funcionalidades mais amigáveis e mais simples, que podem ser executadas em smartphones e em tablets.

Atualmente, existem no mercado várias empresas com experiência em fornecer soluções de sistemas para pequenas e médias empresas. Algumas fornecem como prestação de serviços.

Ou seja, apenas a utilização do sistema é cobrada e não há a necessidade de adquirir a versão do produto. Isso facilitou e diminuiu os custos da informatização para as empresas.

Desse modo, não havendo o investimento em software, todo o gasto será computado como despesa do seu negócio. Isso diminui a incidência da carga tributária.

Um sistema de gestão bem estruturado possibilita a automação de vários processos operacionais na sua empresa. Ele pode abranger desde a entrada de uma nota fiscal de um fornecedor até a cobrança do título do seu cliente.

Procure se informar sobre essas empresas fornecedoras. Pesquise na internet e avalie seus produtos e seu modelo de comercialização. Faça visitas a estabelecimentos que já usam a solução e questione sobre as suas funcionalidades.

Existem soluções específicas para empresas de todos os portes e de todas as atividades. Uma delas fatalmente atenderá o seu negócio.

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