6 dicas para fazer a redução de custos em pequenas empresas

Tempo de leitura: 7 minutos

A vida de quem toca o próprio negócio é sempre muito cheia de responsabilidades e com pouco tempo para fazer tudo o que é preciso. Além de ter que garantir que a empresa continue com seus processos a todo vapor, é necessário também conseguir tirar um tempo para manter a gestão organizada. Quanto à segunda parte, resolvemos te ajudar com um assunto bastante importante: a redução de custos.

Veja nossas sugestões, são todas bastante práticas e bem objetivas. Vamos começar?

1. Faça um bom controle de estoque

Quando falamos em fazer um controle de estoque, não é simplesmente saber o que você tem armazenado. Você precisa entender que estoque significa dinheiro da sua empresa parado, que só volta para o seu caixa quando ele for vendido ou utilizado para prestar algum tipo de serviço aos seus clientes. Por isso, é necessário que você faça um bom planejamento de compras. Considere qual é a quantidade mínima que você precisa de cada item, além de saber também qual é a quantidade máxima. Veja se vale a pena fazer uma compra um pouco maior, para conseguir um desconto melhor junto aos seus fornecedores.

Registre todas as entradas e saídas de produtos, no momento em que elas acontecem. Assim, você não perderá nenhuma informação e terá um controle mais preciso.

Se possuir algum problema para fazer o seu controle de estoque, busque um software para te ajudar. Controles manuais tomam muito tempo e geralmente aumentam a ocorrência de erros.

2. Saiba utilizar bem todos os insumos

Muitas lojas, restaurantes e bares utilizam materiais descartáveis, como copos, guardanapos e talheres. Nem sempre é possível monitorar o uso correto desses itens.

Um exemplo de desperdício é limpar a mesa com guardanapos limpos — já que estão próximos e acessíveis.Certifique-se que todos os colaboradores façam a limpeza com panos que podem ser utilizados várias vezes.

Outra dica é saber a quantidade disponíveis das embalagens.Com um sistema de vendas é fácil saber quantos sanduíches ou bebidas foram vendidos. Relacione a quantidade de saída do produto final com sua respectiva embalagem. Por exemplo, uma lata de refrigerante para um copo plástico, um sanduíche para uma embalagem ou um prato feito para um conjunto de talher. Dessa forma você ter controle exato da saída de embalagens.

3. Avalie os seus custos e o seu fluxo de caixa

Antes de sair cortando os gastos sem muita certeza, a primeira coisa que você tem que fazer é parar um minuto para entender o que está acontecendo com a sua empresa. Olhe para onde está indo o dinheiro da empresa, como está sendo gasto e se esses valores estão fazendo sentido. Alguma despesa tem aumentado? Existe um número que está chamando sua atenção?

Veja também se o seu fluxo de caixa está sadio. É preciso que ocorra maior entrada de dinheiro do que saída, porque se for o contrário, algo está errado e precisa ser resolvido com urgência.

Sabendo quanto a sua empresa tem de fôlego e conferindo se há algum vazamento de dinheiro que precisa ser corrigido, você terá muito mais clareza de quanto precisa cortar e também uma boa ideia de por onde começar.

4. Melhore o uso do telefone e da internet

Na correria do dia a dia acabamos por procurar alternativas mais rápidas para resolver as coisas, mesmo que elas possam sair um pouco mais caras. É assim que muitas vezes a conta do telefone vai parar nas alturas.

Você já avaliou de verdade se contratou o melhor plano de internet e telefonia para a sua empresa? Muitas vezes procuramos contratar um plano baixo, mas que acabamos ultrapassando e tendo que pagar valores adicionais. Às vezes este tipo de cobrança extra pode sair até mais caro do que um plano melhor.

Ao invés das ligações tradicionais, busque utilizar sempre a internet para se comunicar. Veja se a sua configuração está adequada para garantir a melhor velocidade pelo preço mais adequado, evitando utilizar recursos da empresa que não sejam especificamente para manter o negócio funcionando. Essa é uma das maneiras para a redução de custos acontecer.

5. Mantenha a manutenção das suas instalações em dia

É necessário que a sua empresa tenha instalações sempre em boas condições. Manter a manutenção de toda a sua estrutura é também uma forma para promover a redução de custos. Pois se você não dedicar a atenção necessária a este tipo de assunto, mais cedo ou mais tarde, pode ter uma dor de cabeça bem maior.

Encontrar vazamentos, por exemplo, naturalmente já deixam a sua conta de água mais cara, uma infiltração não corrigida poderá comprometer o imóvel e despendendo mais gastos caso tivesse resolvido logo no começo.

Outra questão que merece um olhar criterioso são os equipamentos que consomem muita energia. Ar-condicionado e geladeiras devem estar sempre regulados para que o seu consumo não pese demais no final do mês. Além de lembrar sempre de desligar as lâmpadas quando não possuir ninguém no recinto.

6. Converse com a sua contabilidade

Normalmente não entendemos bem como funciona, nem temos muita paciência para discutir assuntos contábeis com o nosso contador, mas é preciso rever isso.

Entenda que o seu contador é a pessoa que vai te ajudar na melhor maneira de calibrar a sua empresa para que ela possa operar dentro da legalidade, pagando a menor carga tributária possível e consequentemente aplicando uma redução de custos. Discuta com ele quais são os planos da empresa e veja se o regime tributário adotado está bem escolhido para o seu tipo de negócio. Lembre-se também de perguntar se há algum tipo de incentivo fiscal que possa favorecer a sua empresa e o que precisa fazer para conseguir usufruir deste benefício.

Confira também se o seu procedimento para a emissão de Notas Fiscais está correto. Por último, veja se há alguma obrigação financeira em aberto. Busque manter tudo regular e em dia para fugir de problemas com a fiscalização e também das multas.

7. Envolva a sua equipe

Como dono e gestor do negócio é normal que você seja a pessoa mais interessada e mais dedicada na sua empresa, sempre em busca de formas de melhorar a sua redução de custos, mas é preciso que você também envolva a sua equipe neste processo.

Alguns funcionários podem não conseguir entender o quão importante é manter as contas da empresa em dia, talvez porque pensem que a responsabilidade deles é somente fazer aquilo pelo qual sejam contratados ou mesmo por uma falta de visão. É necessário que realize um conversa clara e objetiva com eles, caso contrário, possivelmente vai acabar trabalhando sozinho para diminuir as despesas.

É uma boa ideia você mostrar que a empresa precisa sempre economizar, no que for possível, para garantir a sobrevivência tanto do negócio, como o próprio pagamento dos salários de todos.

Sem um tom de ameaça, mas buscando explicar a situação, mostre o que pode ser feito para garantir vida longa e tranquila da empresa, além de segurança financeira para todos os seus funcionários.

Se ainda ficou com alguma dúvida ou quer entender melhor como conseguir uma redução de custos por meio da sua gestão de estoque, veja também as vantagens da gestão de estoque para pequenas empresas do varejo.

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